DX疲れの実態と対策

残り続ける手作業

「効率化しなければ」と分かっていても、請求書の入力や承認依頼、情報共有の連絡といった細かな手作業は、今日も誰かが手で片づけているのではないだろうか。一つひとつは数分でも、積み重なれば担当者の時間を確実に奪っていく。ツールの名前は聞いたことがあっても、何から手をつければよいか分からず、結局これまで通りのやり方が続いている——そんな現場は少なくない。まずは、その「当たり前になった手作業」に目を向けることが第一歩だ。

自動化の前の見える化

自動化を成功させる会社とそうでない会社の違いは、ツールを導入する前の「業務の見える化」にある。うまくいかない現場ほど、いきなりツールを触り始め、目の前の作業だけを部分的に自動化しようとしがちだ。ところが実際には、その作業がどこから始まり、どこへ流れていくのかが整理されていない。だからこそ、まずは日々の手作業を書き出し、繰り返し発生するもの・ルールが決まっているものを見極める必要がある。「毎回同じ手順で行っている」「判断基準が明確」——こうした作業こそ、自動化に最も向いた対象だ。逆に例外対応が多く人の判断に頼る業務は、無理に自動化せず切り分けることが、確実な近道になる。

請求書処理を自動化する

見える化ができたら、いよいよ自動化に取りかかる段階だ。Power Automateによる自動化は、手を動かして業務を実際に変えていくフェーズにあたる。たとえば請求書処理では、受け取った請求書のデータを自動で読み取り、指定のフォルダへ保存し、経理担当へ通知するまでを一連の流れとして組める。これまで一件ずつ手入力していた作業が、届いた瞬間に動き出す仕組みへ置き換わり、担当者は確認と例外対応だけに集中できるようになる。

承認とTeams連携の実例

二つ目は承認ワークフローだ。メールで「確認をお願いします」と依頼し、返信を待つうちに埋もれていた申請を、Power Automateなら申請と同時に承認者へ通知し、ボタン一つで可否を記録できる。誰の手元で止まっているかも一目で分かる。三つ目はTeams連携だ。日報の提出や問い合わせの受付をTeams上で完結させ、必要な情報を自動で集約すれば、あちこちの画面を行き来する手間がなくなる。大切なのは、これらを導入して終わりにしないことだ。実際に使われているかを確認し、現場の声に合わせて手直しを重ねていく。使いながら改善を繰り返してこそ、自動化は一度きりの施策ではなく、業務に根づいた仕組みへと育っていく。

まとめ

手作業の削減は、便利なツールを導入すれば自動的に実現するものではない。まず日々の業務を見える化し、繰り返し発生する定型作業を見極めたうえで、身近な業務から小さく自動化を始める。そして使いながら手直しを重ね、改善を続けていく。この積み重ねこそが、現場に本当に根づく効率化につながる。今日の「当たり前の手作業」を一つ見直すことから始めてみてはどうだろうか。

趣味の進化

趣味やコミュニティにファンが定着しないという話をよく耳にする。この現象を理解するには、戦後日本の変遷を振り返る必要がある。高度経済成長期に入ると、人々の可処分所得が増加し、余暇時間も確保されるようになった。これに伴い、日本人の趣味の選択肢は爆発的に広がっていったのである。

IT黎明期

そんな多様な趣味の選択肢の中から、パーソナルコンピュータという新しい文化が誕生した。初期のパソコンマニアたちは、その後のIT業界の礎を築いていった。彼らの情熱と探究心は、技術革新の原動力となったのである。ユーザー数が増加するにつれて、独自の用語やネットスラング、コミュニティ文化が形成され、デジタル時代特有の新しいコミュニケーション様式が確立されていった。

マニアの防衛

しかし、ユーザー層が拡大するにつれて、必然的にライトユーザーや一般層の参入が増えていった。この変化に対して、コアなマニア層の中から、自分たちが築き上げた文化や価値観を守ろうとする動きが現れる。彼らは意図的に専門用語を多用したり、新規参入者に対して高い障壁を設けたりすることで、独自の世界を保持しようとした。このような排他的な姿勢は、結果として健全なコミュニティの成長を阻害する要因となったのである。

IT変革期

このような状況は、しばしば「マニアが業界を衰退させる」という批判の対象となってきた。IT業界を例に取ると、黎明期には「オタク」というレッテルを貼られ、社会的偏見にさらされることも少なくなかった。しかし、ITバブル期に入ると状況は一変する。テクノロジーの急速な発展と共に、IT関連の職種は一気に注目を集める花形職業となっていったのである。この変化は、マニア文化が一般社会に受け入れられていく過程を象徴的に示している。

まとめ

現代では、パソコンの使用者をマニアと結びつけて考えることはほとんどなくなった。しかし、同様の現象は量産型のプログラミング業務の中でも起きていた。ローコード開発の台頭により、プログラミングは特別な知識を持つ人だけのものではなくなり、誰もが気軽に扱える時代となったのである。

開発手法の選択基準

大がかりなシステム開発においては、ウォーターフォールモデルという開発手法がとられ、設計書などのドキュメント類も整理してから、プログラミングへ着手する。逆に中小規模なシステム開発においては、アジャイル開発と呼ばれ、プログラミングをしながらシステム開発が進められたり、ドキュメント類は簡易にして、プログラミング工程へ着手するといった方法がとられる。状況に応じて開発手法は使い分ける必要がある。

設計書の必要と課題

建築では図面なく建物を建てることはないが、中小規模のシステムについては簡単な概要だけでシステムの開発ができてしまう。もちろん設計書をしっかりと書いて、要件を詰めてシステム開発を進めることができれば、トラブルもなくていいのではないかと言われる。しかし、設計書を作成するにはシステムをプログラミングすることと同じくらい費用が掛かる。

設計書の粒度と要因

中小規模のシステム開発において設計書が簡易になってしまう理由は、ユーザー側や発注側の予算が乏しいという理由がある。建築のパターンの場合は、法律によって作成しなければならない図面や、施主から同意をもらうべき書類などが決められている。システム開発には法的に作成しなければならない書類が明確にされているわけではないため、この粒度が各社・各エンジニアによりバラツキが発生する。

文書管理の現状

中小規模のシステム開発において、最悪の場合は設計書がないケースもある。小さなプロジェクトの場合は予算も少なく特にドキュメント類がないが多くある。あるいは、システムはアップデートされ続けているのにドキュメントはアップデートされていなかったり、ひどい場合にはシステム保守ベンダーが紛失している場合もある。

まとめ

システム開発に時間がかかる理由は、設計書から作成することでプログラミング作業の2倍以上の時間がかかると言われる。いわゆる動作検証の工程まで入れるとプログラミング作業の3倍程度は時間がかかる。また、システム開発はほとんどが人件費である場合が多く、かかる時間に応じて費用が上がる。つまり、非エンジニアが単純に開発費用を値切ると、プログラミング以外の重要な情報を削っていくことになる。