フルスクラッチは体力

DX化の現状

多くの企業でExcel業務のDX化が話題になっている。「Excelは古い」「すぐにシステム化すべき」という声も聞かれるが、本当にすべてのExcel業務をDX化すべきなのだろうか。実は、やみくもなDX化は逆効果になることも少なくない。Excel業務のDX化には正しい順序と判断基準が必要である。本記事では、DX化の利点を理解しながら、適切なアプローチについて考えていく。

DX化の利点

Excel業務をDX化することで得られる利点は確かに多数ある。まず、データの一元管理により情報の正確性が向上し、複数人での同時編集や更新作業がスムーズになる。次に、自動化による作業時間の大幅な削減が可能である。手作業で行っていた集計や転記作業から解放されることで、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになる。さらに、データ分析の高度化により、経営判断のスピードと精度が向上する。これらの利点は、企業の競争力強化に直結する重要な要素である。

DX化の落とし穴

しかし、DX化を急ぐあまり失敗するケースも多く見られる。業務フローが整理されていない状態でシステムを導入すると、非効率な業務がそのままシステム化されてしまう。また、現場の声を聞かずにツールを選定すると、使いにくいシステムが現場に定着せず、結局Excelに戻ってしまうこともある。さらに、すべてを一度に変えようとすると、従業員の負担が大きくなり、業務が混乱する。投資したコストに見合う効果が得られず、DX化自体が目的化してしまう危険性もある。適切な準備なしのDX化は、かえって生産性を下げる結果を招くのである。

正しい進め方

Excel業務のDX化を成功させるには、段階的なアプローチが不可欠である。まず、現状の業務フローを可視化し、本当に必要な作業とムダな作業を明確に区別する。次に、Excelで十分な業務と、システム化すべき業務を見極めることが重要である。すべてをシステム化する必要はない。その上で、優先順位をつけて小さく始め、効果を確認しながら展開していく。従業員のITリテラシーに応じた教育も並行して行うことで、スムーズな移行が実現する。DX化は手段であり目的ではない。自社の状況に合わせた最適な方法を選ぶことが、真の業務改善につながるのである。

まとめ

Excel業務のDX化は、正しく進めれば大きな効果をもたらすが、順序を誤ると逆効果になる。利点を理解しつつ、自社の状況を冷静に分析し、段階的に進めることが成功の鍵である。やみくもなシステム化ではなく、業務改善を第一に考えた戦略的なアプローチを取るべきである。

要件定義の意義

ユーザーの要件を明確にすることで、開発の方向性がブレず、無駄な修正や手戻りを防ぐことができる。定期的なミーティングやレビューセッションを通じて、開発者はユーザーのニーズを正確に把握し、ドキュメント化やモックアップ化することが重要である。

試作品の価値

SEはユーザーに具体的なイメージを持ってもらうために、プロトタイプやモックアップを作成し、ユーザーに確認してもらうことで、誤解や認識のズレを減らす。これにより、実装後の大幅な変更を回避できる。

モックアップの功罪

モックアップの作成は有料であることが多いようである。また、非エンジニアがシステム技術を意識しないモックアップであれば、その後の開発が複雑になってしまうといったことも考えられる。

ユーザー主導開発

モックアップを用いてユーザーがシステムの機能や開発プロセスについて理解を深めることで、適切なフィードバックを提供することが大切である。開発チームとのコミュニケーションも円滑になり、無駄な手戻りや修正を減少する。

まとめ

システム開発におけるユーザーと開発チームのコミュニケーション改善が、システム開発コストを軽減する。そのためには視覚的にコミュニケーションできるモックアップは重要であろう。

開発手法の選択基準

大がかりなシステム開発においては、ウォーターフォールモデルという開発手法がとられ、設計書などのドキュメント類も整理してから、プログラミングへ着手する。逆に中小規模なシステム開発においては、アジャイル開発と呼ばれ、プログラミングをしながらシステム開発が進められたり、ドキュメント類は簡易にして、プログラミング工程へ着手するといった方法がとられる。状況に応じて開発手法は使い分ける必要がある。

設計書の必要と課題

建築では図面なく建物を建てることはないが、中小規模のシステムについては簡単な概要だけでシステムの開発ができてしまう。もちろん設計書をしっかりと書いて、要件を詰めてシステム開発を進めることができれば、トラブルもなくていいのではないかと言われる。しかし、設計書を作成するにはシステムをプログラミングすることと同じくらい費用が掛かる。

設計書の粒度と要因

中小規模のシステム開発において設計書が簡易になってしまう理由は、ユーザー側や発注側の予算が乏しいという理由がある。建築のパターンの場合は、法律によって作成しなければならない図面や、施主から同意をもらうべき書類などが決められている。システム開発には法的に作成しなければならない書類が明確にされているわけではないため、この粒度が各社・各エンジニアによりバラツキが発生する。

文書管理の現状

中小規模のシステム開発において、最悪の場合は設計書がないケースもある。小さなプロジェクトの場合は予算も少なく特にドキュメント類がないが多くある。あるいは、システムはアップデートされ続けているのにドキュメントはアップデートされていなかったり、ひどい場合にはシステム保守ベンダーが紛失している場合もある。

まとめ

システム開発に時間がかかる理由は、設計書から作成することでプログラミング作業の2倍以上の時間がかかると言われる。いわゆる動作検証の工程まで入れるとプログラミング作業の3倍程度は時間がかかる。また、システム開発はほとんどが人件費である場合が多く、かかる時間に応じて費用が上がる。つまり、非エンジニアが単純に開発費用を値切ると、プログラミング以外の重要な情報を削っていくことになる。