QCDの死角

バッファの真意

見積りや作業スケジュールに際して、エンジニアやシステム会社から「バッファである」という回答を受けたことはないか。システム会社が言うバッファとは保険を意味していることがほとんどである。

不確実なバッファ

非エンジニアは見積りのバッファを聞いたときに、無駄なのではないかと感じる。「念のため」に必要なバッファは、裏を返すと知識がないから調べないと分からないので不安であるという意味である。知識があり、「念のため」が必要なければバッファはないと考えられる。

知識の不足

ほとんどのシステム構築プロジェクトは、バッファが多いほうが知識がないのに見積りが高くなるという矛盾が発生することになる。そう考えると「バッファ」とは「無駄」に聞こえるかもしれない。

本質のバッファ

さて、このバッファについて本来あるべき姿を説明する。本当にやってみなければ分からないといった高度な技術を使うときに、未知の領域に関するスケジュールの影響を勘案し、計画された期間のことをバッファと見るべきである。

まとめ

単なるシステム構築プロジェクトにおいて「無駄を削ればよい」というのは非エンジニアから見ると合理的でコストの軽減にもなる。しかし、研究開発分野において無駄を削ることは必ずしも合理的ではない。発想が乏しくなるからである。

Power Appsで何ができる？

「Power Appsを導入してみたいけれど、実際にどんな業務に使えるのかイメージが湧かない」。そんな声を、中小企業のDX担当者からよく耳にする。Power Appsはノーコードで業務アプリを構築できる便利なツールだが、抽象的な機能説明だけでは導入後の姿を描きにくい。本記事では、現場で成果を上げている3つの活用事例を紹介する。自社での活用可能性を具体的にイメージしてほしい。

契約管理の一元化

ひとつ目は、契約書の管理をPower Appsで一元化した事例である。これまでExcelファイルや紙の書類でバラバラに管理されていた契約情報は、担当者ごとにフォーマットが異なり、更新漏れや期限切れの見落としが頻発していた。Power Appsで専用アプリを構築したことで、契約先や金額、更新期日といった情報を一つのデータベースに集約し、誰でも同じ画面から確認できるように改善された。期限が近づくと自動で通知が届く仕組みも組み込まれており、契約更新における抜け漏れが大幅に減少し、担当者の心理的な負担も軽くなっている。

見積もり計算の自動化

ふたつ目は、見積もり計算をPower Appsで自動化した事例である。営業の現場では、製品の組み合わせや数量、割引率に応じて金額を算出する作業が日常的に発生している。これをExcelで行っていた頃は、計算式の入力ミスや古いテンプレートの使い回しによって、誤った金額を顧客に提示してしまうトラブルが少なくなかった。Power Appsで計算ロジックを組み込んだ専用アプリを開発し、必要な項目を入力するだけで正確な見積もりが算出される仕組みに切り替えたところ、計算ミスは大きく減少し、見積書の提出までにかかる時間も短縮された。営業担当者の心理的な負担が軽くなった点も、現場から高く評価されている大きな成果のひとつである。

プロジェクト進捗の可視化

3つ目は、プロジェクト管理にPower Appsを活用した事例である。複数のプロジェクトが並行して動いている組織では、誰がどのタスクを抱え、進捗がどの段階にあるのかを正確に把握することが大きな課題となっていた。会議のたびに各担当者から口頭で報告を受け、エクセルの管理表に転記する手間も発生していた。Power Appsで構築した管理アプリでは、担当者がスマートフォンからでもタスクの状況をその場で更新でき、管理者はリアルタイムでダッシュボードを確認できるようになった。進捗の遅れがひと目で分かるため、初動の対応も早くなっている。3つの事例に共通するのは、現場の小さな困りごとから着手し、段階的に機能を拡張していった点にある。

提案と負担

「なぜ、自社のシステム担当者や社外から常駐するSEは、システムの改善提案をしてくれないのだろう？」と思うことはないか。それは、提案することで自分が大変になってしまうことを理解しているからである。

現状維持の理

自分たちが大変になるだけであるため、普通に考えれば、それを「やろう」と思うはずがない。それがシステム担当者から提案が出てこない理由であろう。

知と意欲

そうなると、非エンジニアやシステム営業が発想する提案は、システムの要件や縛りを無視した案になってしまう。問題解決意欲の高い非エンジニアが指揮するシステム開発を成功させるには、同じ温度感を持つエンジニアを味方につけるほかない。

人材の見極め

システム担当として向いている人材を探すことは非常に困難である。仮に全社的な問題解決意欲の高いエンジニアを採用したとしても、本当のスキルがどの程度であるか知ることができない。システムの開発のほとんどは巻き戻すことができないからである。

まとめ

システム開発や運用の大変さを知る人材ほど、モチベーションがない限り全力を出し切らせるには、相当の熱量を伝えることが肝要である。